Смены кассиров используются для того, чтобы вести учет наличности по каждому администратору в его рабочие дни, передавать смену другому администратору при пересменке и сдавать наличность руководителю или бухгалтеру. Подразумевается, что смена открывается в начале рабочего дня и закрывается по его окончании с подсчетом всех наличных средств, которые прошли через администратора.
Для того, чтобы открыть смену, перейдите в меню "Финансы, кадры" - "Касса". Во вкладке "Смены кассиров" в поле "Открыть смену" выберите филиал (выбор будет доступен, если у сотрудника есть доступ к нескольким филиалам) и нажмите кнопку "Открыть смену". Каждый сотрудник может открыть смену только на свое имя.
В открытой смене отобразятся все приходы и расходы с момента открытия смены до ее закрытия.
Остаток на начало дня всегда будет 0.
В "Приходе" отобразятся все оплаченные счета от учеников и доходы, которые администратор внёс вручную через меню "Расходы/Доходы". Учитываются только те поступления, где выбран способ оплаты "наличными".
В "Расходе" — внесенные администратором вручную расходы со способом оплаты "наличными".
Обратите внимание: если при добавлении дохода или расхода (в меню "Финансы, кадры" — "Расходы/доходы") в строке "Счет" указать "в кассу" или "из кассы" соответственно, то приход/расход отобразится в открытой смене кассира из этого филиала. А если в строке "Счет" указать непосредственно кассовый счет, то деньги проведутся сразу по счету и в смене кассира за день этот приход/расход зафиксирован не будет. Последний вариант стоит выбирать, если администратор фактически не передает наличность из своей кассы, а оплата производится, например, руководителем или другим сотрудником.
Обратите внимание: если смена кассира по филиалу не открыта, то все расходы и доходы, проведенные наличными с указанием "в кассу" и "из кассы", а также оплаченные счета учеников, в кассовой смене отображены не будут и не попадут в кассовый счет!
По окончании дня фиксируется остаток, он рассчитывается как: Остаток на начало дня+Приход-Расход.
Чтобы закрыть смену кассира, нажмите кнопку "Закрыть смену". После закрытия смены сумма остатка на конец дня переходит на счёт, который закреплён за филиалом, по которому была открыта смена кассира. Каждый сотрудник может открыть смену только на свое имя.
Таким образом, администраторы могут отслеживать суммы поступлений и расходов наличности за день, сдавать смены, передавать наличность другим сотрудникам, а владелец, директор или старший администратор могут отслеживать все закрытые и открытые смены (например, увидеть, сколько был приход, расход, остаток на конец дня и т.д. по каждому из администраторов).