Перейдите в меню "Управление школой" - "Настройки школы", затем откройте вкладку "Настройки" и переведите переключатель "Автоматически создавать счета для учеников на следующий месяц" в положение On.
Далее есть 2 вида настроек по следующим параметрам: когда создавать авто-счета и на каком основании формировать сумму платежа.
Счета могут формироваться:
- 1-го числа каждого месяца
- по факту окончания оплаченного периода, т.е. новый счет выставится тогда, когда закончится период оплаты по предыдущему счету, на 30 дней вперед. Например, если оплата у вас происходит с 10 по 10 число месяца.
- за 3 дня до окончания оплаченного периода - параметр повторяет предыдущий, но счет будет виден вам и клиентам за 3 дня до даты окончания оплаченного периода.
- при достижении нулевого баланса (рублей). При выборе данного параметра, когда рублевый баланс ученика станет равным или меньше нуля, ему выставится новый счет. В группах должен быть выбран тип баланса в рублях.
- при достижении нулевого баланса (уроков). При выборе данного параметра, когда баланс уроков ученика станет равным или меньше нуля, ему выставится новый счет. В группах должен быть выбран тип баланса в уроках.
Формировать сумму платежа можно по следующим критериям:
- На основе ежемесячной оплаты из настроек группы - равная сумма ежемесячного платежа задается в финансовых настройках каждой группы. После оплаты сумма будет зачисляться на баланс в рублях. Подробнее о балансе студентов вы можете прочитать в статье Баланс студента в уроках и рублях.
Обратите внимание, что этот параметр будет скрыт, если вы выбрали создавать автосчета "При достижении нулевого баланса (уроков)"
Также обратите внимание, что для этого типа настройки должен быть включен переключатель "Включить фиксированные ежемесячные платежи в группах".
- На основе количества уроков в периоде - система просчитывает количество уроков группы по расписанию на 30 дней вперед и выставляет счет на сумму их стоимости, в зависимости от стоимости 1 часа для студентов и продолжительности уроков. После оплаты сумма будет зачисляться на баланс в уроках или в рублях в зависимости от настроек в группе. Подробнее о балансе студентов вы можете прочитать в статье Баланс студента в уроках и рублях.
- На основе заданного количества уроков из настроек группы - количество уроков задается в финансовых настройках каждой группы. Система выставляет счет на сумму, в зависимости от стоимости 1 часа для студентов и продолжительности уроков по расписанию. После оплаты сумма будет зачисляться на баланс в уроках или в рублях в зависимости от настроек в группе. Подробнее о балансе студентов вы можете прочитать в статье Баланс студента в уроках и рублях.
Обратите внимание, количество уроков указывается в каждой группе отдельно. Для этого в финансовых настройках группы нужно включить автосчета и выбрать формирование суммы платежа на основе заданного количества уроков. А затем указать количество.
Важно: по всем перечисленным выше параметрам "Формировать сумму платежа" по умолчанию система будет учитывать остаток на балансе студента в уроках или рублях и выставлять счет на разницу.
Например, если счет должен формироваться на основе ежемесячного платежа и его размер установлен в группе как 5000 руб, но на балансе ученика -1000 руб, то счет выставится на 6000 руб. Также если у ученика наоборот положительный остаток на балансе 1000 руб, счет выставится на 4000 руб.
Если вы хотите, чтобы остаток на балансе не учитывался и счет выставлялся строго по настройкам, необходимо активировать переключатель "Не учитывать остаток на балансе при выставлении авто-счетов".
- На основе абонемента в группе - тип абонемента задается в финансовых настройках каждой группы, типы абонементов необходимо предварительно настроить по этой инструкции. Это единственный параметр автосчетов, при котором не учитывается стоимость академического часа для учеников, это поле скрывается в группе при выборе в финансовых настройках группы настройки по абонементам. Система выставляет счет на сумму, указанную в абонементе. После оплаты сумма будет зачисляться на баланс в уроках, поэтому этот вид настроек работает только для групп, в которых выбран баланс в уроках. Подробнее о балансе студентов вы можете прочитать в статье Баланс студента в уроках и рублях.
Обратите внимание, тип абонемента выбирается в каждой группе отдельно. Для этого в финансовых настройках группы нужно включить автосчета и выбрать формирование суммы платежа на основе абонемента. А затем выбрать тип абонемента из созданных ранее.
Также обратите внимание, что при данном варианте настроек система не будет учитывать остаток на балансе студента, даже если вы не активировали переключатель "Не учитывать остаток на балансе при выставлении авто-счетов". Абонементы в любом случае не могут учитывать остатки на балансе.
Также вы можете настроить индивидуальные параметры для автоматического выставления счетов в каждой группе, при этом общий переключатель в настройках школы может быть отключен, тогда счета будут выставляться только в тех группах, в которых они настроены. Подробнее о настройках внутри каждой группы можно прочитать здесь.