Функционал "Касса" используется для учета наличных денежных средств. Данный раздел содержит две вкладки: Счета и Смены кассиров.
На вкладке "Счета" вы можете отслеживать, сколько денежных средств наличными у вас в каждом из филиалов. Для каждого филиала автоматически создаётся свой кассовый счет. Кроме того, можно создать кассовый счет вручную, например, если вам нужно разделить наличность внутри филиала по разным отделам, ответственным лицам или сейфам.
Для предустановленных кассовых счетов по филиалам вы можете изменить название и выбрать сотрудников, которым нужно выдать доступ к ним (по умолчанию к каждому счету доступ имеет владелец, старшие администраторы и директора, а также все сотрудники, которым выдан полный доступ на уровне филиала/школы).
Вы не сможете изменить филиал, за которым закреплен предустановленный по умолчанию счет.
Для созданных вручную счетов вы можете изменить филиал и также отредактировать название и выдать доступ сотрудникам.
В каждом кассовом счете на вкладке "Баланс" указан входящий остаток, приход, расход и исходящий остаток на текущий момент. В фильтре можно выбрать период.
Входящий остаток - отображает, сколько наличных денежных средств было на счету на момент начала выбранного периода.
Приход — сумма поступивших за период наличных денежных средств.
Обратите внимание: если при ручном добавлении дохода (в меню "Финансы, кадры" — "Расходы/Доходы") в строке "Счет" указать "в кассу", то приход отобразится в открытой смене кассира из этого филиала, а если указать непосредственно счет филиала, то деньги добавятся сразу в приход счета и в смене кассира доход зафиксирован не будет.
Расход — сумма потраченных за период наличных денежных средств.
Обратите внимание: если при добавлении расхода (в меню "Финансы, кадры" — "Расходы/Доходы") в строке "Счет" указать "из кассы", то расход отобразится в открытой смене кассира из этого филиала, а если указать непосредственно счет филиала, то деньги снимутся сразу со счета и в смене кассира расход зафиксирован не будет.
Исходящий остаток - отображает сумму наличных денежных средств на конец периода.
Вы можете перевести деньги на другой кассовый счет (например, если нужно перевести деньги из одного филиала в другой или разделить свои финансы). Подробнее об этом в статье "Как перевести деньги на другой счет и изъять деньги со счёта".
Изъять со счёта денежные средства можно, если вы забрали их из центра, в этом случае они больше не будут фигурировать в Кассе. Подробнее об этом в статье "Как перевести деньги на другой счет и изъять деньги со счёта".
Во вкладке "Движение средств" вы увидите все совершенные операции по переводу средств на другой счет, изъятию средств, приходам из кассы, доходам, добавленным вручную сразу на счет, и расходам, добавленным вручную со счета.
Во вкладке "Смены кассиров" каждый из администраторов может открыть утром свою смену для учета наличных денежных средств, которые проходят через него за день. При открытии смены у него фиксируется остаток на начало дня: всегда 0, т.к. предполагается, что в кассе на начало дня денег нет, поскольку администратор сдал всю наличность в предыдущую смену.
В смене отображается сумма всех приходов, т.е. все оплаченные счета от учеников и другие доходы, которые администратор внес вручную через меню "Доходы". В смену кассира попадают только те доходы, в которых выбран способ оплаты "наличными" и для доходов, добавленных вручную, в поле "Счет" выбрано "в кассу".
Соответственно, в "Расходах" отображаются внесенные администратором расходы за день, в которых выбран способ оплаты "наличными" и в поле "Счет" выбрано "из кассы" .
На конец дня фиксируется остаток. После закрытия смены данный остаток переходит на счёт, который закреплён за филиалом, по которому открыта смена кассира (филиал выбирается при открытии смены).
Обратите внимание: если смена не открыта, то все расходы и доходы, проведенные наличными с указанием "в кассу" и "из кассы", а также оплаченные счета учеников, в кассовой смене отображены не будут и не попадут в кассовый счет!
Таким образом, с помощью данного функционала администраторы могут отслеживать свои действия за день, подсчитывать наличность за день, сдавать смену и передавать её другому сотруднику, а владелец или старший администратор могут отслеживать все закрытые и открытые смены (например, увидеть, сколько был приход, расход, остаток на конец дня и т.д. по каждому из администраторов). А также в любой момент времени можно узнать, сколько наличности сейчас находится в кассе у администратора, в целом в филиале или в отделе.