Смены кассиров используются для того, чтобы вести учет наличности по каждому администратору в его рабочие дни, передавать смену другому администратору при пересменке и сдавать наличность руководителю или бухгалтеру. Подразумевается, что смена открывается в начале рабочего дня и закрывается по его окончании с подсчетом всех наличных средств, которые прошли через администратора.
Для того, чтобы открыть смену, перейдите в меню "Финансы, кадры" - "Касса". Во вкладке "Кассовые смены" нажмите на кнопку "Открыть смену".
В открывшемся окне выберите филиал (выбор будет доступен, если у сотрудника есть доступ к нескольким филиалам) и нажмите кнопку "Открыть смену". Каждый сотрудник может открыть смену только на свое имя и только по одному филиалу одновременно.
В открытой смене отобразятся все приходы и расходы с момента открытия смены до ее закрытия.
Остаток на начало дня будет равен 0, если при закрытии предыдущей смены по этому филиалу не был оставлен остаток для следующей.
Если в кассе есть остаток от предыдущей смены, он будет виден до открытия новой смены.
После открытия смены ее текущий баланс будет отображаться сверху, а полная информация по ней в списке.
В "Расходах" — внесенные вручную расходы со способом оплаты "наличными" и выплаты авансов, бонусов, зп по филиалу, аналогичному филиалу открытой смены.
Обратите внимание: если при добавлении дохода или расхода (в меню "Финансы, кадры" — "Расходы/доходы") в строке "Счет" указать "в кассу" или "из кассы" соответственно, то приход/расход отобразится в открытой смене кассира из этого филиала. А если в строке "Счет" указать непосредственно кассовый счет, то деньги проведутся сразу по счету и в смене кассира за день этот приход/расход зафиксирован не будет. Последний вариант стоит выбирать, если администратор фактически не передает наличность из своей кассы, а оплата производится, например, руководителем или другим сотрудником из сейфа.
Обратите внимание: если смена кассира по филиалу не открыта, то все расходы и доходы по этому филиалу, проведенные наличными с указанием "в кассу" и "из кассы", а также оплаченные счета учеников, в кассовой смене отображены не будут и не попадут в кассовый счет!
Чтобы закрыть смену кассира, нажмите кнопку "Закрыть смену".
При закрытии смены фиксируется остаток, он рассчитывается как: Начальный остаток+Доходы-Расходы.
При необходимости вы можете ввести сумму остатка для передачи следующей смене, эти деньги остаются в кассе. Сумма остатка не может превышать остаток на конец дня.
Если вы хотите полностью закрыть смену без остатка, просто нажмите "Закрыть".
После закрытия смены сумма остатка на конец смены за вычетом суммы, которую вы оставили для следующей смены, переходит на счёт, который закреплён за филиалом, по которому была открыта смена кассира.
Таким образом, администраторы могут отслеживать суммы поступлений и расходов наличности за день, сдавать смены, передавать наличность другим сотрудникам, а владелец, директор или старший администратор могут отслеживать все закрытые и открытые смены (например, увидеть, сколько был приход, расход, остаток на конец дня и т.д. по каждому из администраторов).